Qu'est-ce que la gestion documentaire ?

Un système de gestion documentaire est un ensemble de matériels, de logiciels et de procédures qui permet d'acquérir, d'indexer, de stocker et de récupérer efficacement des documents dans de nombreux formats physiques et numériques différents.

Mais revenons quelques années en arrière, dans les années 1980 et 1990, pour constater que la prise de conscience de ces problèmes avait déjà poussé les fabricants de matériel et les développeurs de logiciels à trouver des solutions.

L'abaissement du prix des appareils nécessaires (ordinateur personnel, scanner, dispositifs de stockage) et la prolifération des bases de données et des logiciels de reconnaissance optique de caractères (OCR) avaient ouvert la possibilité de créer des solutions capables de traiter l'acquisition, l'indexation, le stockage et la recherche d'informations pour les environnements d'entreprise.

Bien entendu, seules quelques entreprises étaient à l'époque en mesure de s'attaquer à des projets globaux de gestion de grands volumes d'informations. Les petites et moyennes entreprises, d'une part, ne disposaient pas du budget nécessaire et, d'autre part, ne géraient pas un volume de documents justifiant un tel investissement.

La popularisation de l'Internet, les progrès du matériel et des logiciels et la transition vers une économie de l'information ont créé un scénario très différent au cours des premières années du siècle, dans lequel non seulement les petites et moyennes entreprises avaient désormais besoin de gérer de grands volumes d'informations, mais le matériel et les logiciels avaient atteint des niveaux de sophistication et d'efficacité permettant de répondre à ces besoins d'une manière économiquement viable.

Au fil du temps, ces mêmes besoins sont devenus plus sophistiqués et ont dû intégrer des aspects plus avancés tels que le contrôle des versions, la sécurité, les flux de travail ou le travail collaboratif sur les documents eux-mêmes.

Enfin, le développement de systèmes basés sur l'informatique en nuage au cours de la dernière décennie a rendu pratiquement obsolète le besoin de matériel spécialisé ainsi que l'installation, la configuration, la maintenance et la mise à jour des logiciels de gestion documentaire. Aujourd'hui, la plupart des solutions de gestion documentaire proposent au moins une version SaaS (Software-as-a-Service ) qui permet aux PME de passer plus facilement et à moindre coût au numérique. Ces solutions permettent également aux archives documentaires de l'entreprise d'être accessibles 7 jours sur 7, 24 heures sur 24, de n'importe où et avec n'importe quel appareil, et ce toujours dans le respect des exigences légales et de sécurité.