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Menu. Boîte de réception

La bandeja de entrada (Inbox) es el punto de entrada de los documentos en Waidok Essential. Aquí llegan los documentos subidos y desde aquí se revisan y se completan sus datos antes de incorporarlos a su colección. No hace falta revisar cada documento: si la validación con SmartIndex no encuentra errores, se incorpora solo. En la bandeja quedan los que necesitan revisión.

Menu. Boîte de réception

Zona Qué contiene
Panel izquierdo: Documentos (Documents) Los documentos que están en la bandeja. Si no hay ninguno, aparece There are no documents in the inbox yet («todavía no hay documentos en la bandeja»).
Panel izquierdo: Bandejas inteligentes (Smart Inboxes) Una bandeja por colección, por ejemplo la de facturas. Vienen ya creadas y reciben los documentos subidos con Subida automática (Automatic upload). Si no hay ninguna, aparece There are no smart inboxes to show.
Zona central El documento seleccionado, en el visor de documentos. Sin selección, muestra No document selected («ningún documento seleccionado»).
Panel derecho: Datos generales (General data) Los datos del documento seleccionado, que se completan antes de guardarlo.

Panel izquierdo

  • ⇤ pliega el panel para dar más espacio al documento.
  • Los botones de cuadrícula y lista cambian cómo se muestran los documentos.
  • El botón de ajustes (deslizadores) abre los filtros.
  • El icono del ojo (tachado o abierto), junto a Bandejas inteligentes, muestra u oculta las bandejas vacías de esa sección.

Al entrar en la bandeja, el menú lateral se reduce a sus iconos para dejar más espacio de trabajo. El número sobre el icono de la bandeja indica cuántos documentos hay pendientes.

Zona central: el visor

El documento se abre con las mismas herramientas que el visor de documentos: zoom, mano para desplazarse, selección, búsqueda dentro del documento, comentarios y las pestañas Ver (View) y Anotar (Annotate). El botón ··· muestra el resto de pestañas. Si el documento tiene varias páginas, se recorren con la barra de desplazamiento.

Panel derecho: Datos generales

Arriba aparece el nombre del documento. El icono ⇥ pliega el panel.

Champ d'application Qué se indica
Colección (Collection) La colección en la que se guardará el documento, por ejemplo Facturas. Es obligatorio: si se deja vacío, aparece The field is required («el campo es obligatorio»).
Palabras clave (Key words, opcional) Palabras clave para encontrar el documento después.
Nombre (Name, opcional) Un nombre para el documento.
Expediente (opcional) El expediente al que pertenece el documento. Se elige con Select record entre los que vienen ya configurados.

Abajo hay dos botones: Limpiar (Clean) vacía los campos y Guardar (Save) guarda los datos.

Paso a paso

  1. Seleccione un documento en Documentos o en una de las Bandejas inteligentes.
  2. Revíselo en el visor central y compruebe las propiedades extraídas (número de factura, proveedor, importe…).
  3. En Datos generales, elija la Colección (obligatoria). Si lo necesita, añada también las palabras clave, el nombre y el expediente, que son opcionales.
  4. Pulse Guardar.

Los documentos pendientes de clasificar se cuentan en el KPI Pendientes de clasificar del Dashboard. Cuando un documento se incorpora a su colección, se pone en marcha su flujo de aprobación si está activado.

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