Menu. Explorateur de documents

 NAVIGATEUR DE DOCUMENTS

Il affiche dans un nouveau cadre le nom des collections créées et leur ordre hiérarchique, ainsi que la possibilité de naviguer dans les dossiers qui ont été créés avec le nom de chaque collection. Cela vous permet de voir les documents qui se trouvent dans chacun des dossiers.

Sous "Document Explorer", la hiérarchie de chaque collection est décrite, séparée par des barres, ce qui vous permet de naviguer en cliquant sur le nom de chaque dossier.

Sur le côté droit de la fenêtre, vous verrez le bouton "NouveauLorsque vous cliquez sur ce bouton, vous avez la possibilité, dans une nouvelle fenêtre, d'ajouter des documents aux boîtes de réception, ou avec l'option "téléchargement manuel", où l'utilisateur sélectionne l'endroit d'où les documents sont téléchargés, et les propriétés déterminées leur sont appliquées, ou avec l'option de "téléchargement automatique".Le système analyse les documents et applique automatiquement les propriétés définies. Les documents doivent être glissés dans l'une des boîtes de réception existantes de l'application.

 

Dans le bouton "Nouveau", sur le côté droit, la flèche qui apparaît, lorsqu'on clique dessus, affiche un nouveau menu déroulant offrant les options "Nouveau fichier" (permet de générer un nouveau fichier), "Nouvelle tâche" (permet de créer une nouvelle tâche), "Créer une tâche d'approbation" (permet de générer une nouvelle tâche d'approbation), "Créer une tâche de téléchargement de document" (permet de créer une nouvelle tâche pour télécharger un document dans les collections créées) et "Créer un document à partir d'un modèle" (permet de créer de nouveaux documents en remplissant les données de modèles déjà créés).

"Nouveau dossier

L'option"Nouveau fichier" permet de générer directement un nouveau fichier, en remplissant la case "Type", où il faut sélectionner le type de fichier, en fonction de ce qui a été configuré précédemment dans le "Panneau de configuration", dans "Types de fichiers". Un nom doit également être attribué au nouveau fichier en remplissant le champ "Nom".

"Nouvelle tâche

"Nouvelle tâche" vous permet de créer directement une nouvelle tâche "générale", soit appliquée à un document en cliquant sur "Sélectionner un document" , soit à un dossier en cliquant sur "Sélectionner un dossier". Le "Sujet" de la tâche doit également être indiqué dans une zone de texte libre. De même, un utilisateur ou un groupe d'utilisateurs ou de groupes existants peut être sélectionné à l'aide du menu déroulant de la case "A". Une "Date de début" et une "Date de fin" peuvent également être choisies pour la tâche, ainsi qu'un "Statut" et un type de"Priorité", avec les différentes options proposées.

"Sélectionner un document". Il permet à l'utilisateur de sélectionner un document pour l'associer à la tâche créée, soit en effectuant une recherche dans toutes les collections existantes, soit en sélectionnant comme filtre l'une des collections figurant dans la liste déroulante "Tous" qui s'affiche lorsque l'on clique sur la flèche, avec la possibilité de filtrer en fonction des périodes de temps déjà établies, telles que "Aujourd'hui", "La semaine dernière" ou "Le mois dernier". Il suffit de saisir trois caractères initiaux pour que le système puisse rechercher et localiser les documents qui les contiennent. L'onglet "Récent" affichera une liste des derniers documents modifiés ou introduits dans l'outil afin que vous puissiez les sélectionner sans avoir à effectuer de recherche.

"Sélectionner un fichier". Il permet à l'utilisateur de sélectionner un fichier pour l'associer à la tâche créée, soit en effectuant une recherche parmi tous les types de fichiers enregistrés, soit en sélectionnant comme filtre l'un de ceux figurant dans la liste déroulante "Tous" qui s'affiche lorsque l'on clique sur la flèche, avec la possibilité de filtrer par périodes de temps déjà établies, telles que "Aujourd'hui", "La semaine dernière" ou "Le mois dernier". Il suffit de saisir trois caractères initiaux pour que le système puisse rechercher et localiser les fichiers qui les contiennent. L'onglet "Récent" affiche la liste des derniers fichiers modifiés ou introduits dans l'outil afin que vous puissiez les sélectionner sans avoir à effectuer de recherche. Les documents associés au fichier peuvent être affichés en cliquant sur la flèche à gauche du nom du fichier.

"A". Un utilisateur ou un groupe peut être sélectionné dans le moteur de recherche, à l'aide de la fonction de recherche, et il suffit d'introduire trois caractères pour trouver les correspondances pertinentes. Par défaut, il affichera toujours les trois premières valeurs de la liste des utilisateurs et des groupes, mais les recherches seront effectuées sur toutes les listes déjà établies.

En cliquant sur "Nouvelle tâche", il sera également possible d' activer ou de désactiver les notifications pour cette tâche. Les options sont les suivantes : "Notification de création" (informe le destinataire de la tâche qu'une tâche lui a été attribuée), "Notification de début de tâche" (avertit le destinataire de la tâche du jour où la tâche commencera) et "Notification de fin de tâche" (alerte le créateur de la tâche une fois que la tâche a été achevée).

"Créer une tâche d'approbation".

L'option "Créer une tâche d'approbation" vous permet de créer directement une nouvelle tâche d'approbation, appliquée à un document en cliquant sur "Sélectionner un document". De même, le menu déroulant de la case "À" vous permet de sélectionner un utilisateur ou un groupe parmi ceux existants. Vous pouvez également choisir une "Date de fin" pour la tâche, et vous pouvez également sélectionner un type de"Priorité", avec les différentes options proposées.

"A". Un utilisateur ou un groupe peut être sélectionné dans le moteur de recherche, à l'aide de la fonction de recherche, et il suffit d'introduire trois caractères pour trouver les correspondances pertinentes. Par défaut, il affichera toujours les trois premières valeurs de la liste des utilisateurs et des groupes, mais les recherches seront effectuées sur toutes les listes déjà établies.

En cliquant sur "Nouvelle tâche", il sera également possible d' activer ou de désactiver les notifications pour cette tâche. Les options sont les suivantes : "Notification de création" (informe le destinataire de la tâche qu'une tâche lui a été attribuée), "Notification de début de tâche" (avertit le destinataire de la tâche du jour où la tâche commencera) et "Notification de fin de tâche" (alerte le créateur de la tâche une fois que la tâche a été achevée).

"Créer une tâche de téléchargement de documents".

L'option "Créer une tâche de téléchargement de documents" vous permet de créer directement une nouvelle tâche de téléchargement de documents en remplissant le champ "Objet" avec un texte libre. De même, la liste déroulante de la case "À" peut être utilisée pour sélectionner un utilisateur ou un groupe existant. Il est obligatoire de sélectionner l'une des "Collections" existantes dans la liste déroulante qui s'affiche, en pouvant faire défiler la liste pour les voir toutes. Une "Date de fin" pour la tâche sera également choisie, et un type de"Priorité" peut également être sélectionné, avec les différentes options proposées.

"A". Le moteur de recherche permet de sélectionner un utilisateur ou un groupe parmi ceux qui existent déjà, en utilisant la fonction de recherche, et en saisissant simplement trois caractères, il localisera les correspondances pertinentes. Par défaut, il affichera toujours les trois premières valeurs de la liste des utilisateurs et des groupes, mais les recherches s'effectueront sur toutes les listes déjà établies.

"Collection". Vous pouvez sélectionner dans la liste déroulante l'une des collections déjà créées dans le système.

En cliquant sur "Nouvelle tâche", il sera également possible d' activer ou de désactiver les notifications pour cette tâche. Les options sont les suivantes : "Notification de création" (informe le destinataire de la tâche qu'une tâche lui a été attribuée), "Notification de début de tâche" (avertit le destinataire de la tâche du jour où la tâche commencera) et "Notification de fin de tâche" (alerte le créateur de la tâche une fois que la tâche a été achevée).

Dans la fenêtre principale, vous pouvez voir à la fois le nombre total de documents dans chacun des dossiers, avec le bouton "documents" (marqué par défaut) ou avec le bouton "récent", vous pouvez voir les documents dans ce dossier, triés par la date la plus récente.

Avec les icônes "grille" ou "liste" (marquées par défaut), il permet d'afficher la documentation dans les sections "documents" ou "récents", dans le mode sélectionné.

Le tableau où figurent les documents de toutes les collections ou de chacune d'entre elles offre différentes possibilités de tri et de classement, permettant d'afficher ou de masquer les différentes colonnes.

Si vous cliquez sur le nom du document, sans avoir sélectionné ou coché la case pour tous ou un seul d'entre eux, l'aperçu du document s'affichera, dont le format par défaut ressemble à celui illustré ci-dessous.

Dans la fenêtre du menu principal, dans le tableau avec la liste des documents, si vous cochez ou activez la case dans la boîte de sélection, dans un ou dans tous les documents, vous pourrez effectuer une série d'opérations sur les éléments sélectionnés, telles que "visualiser", "télécharger", "envoyer à la corbeille", et les trois points verticaux affichent les options "exporter" (un seul document sélectionné) ou "associer à un fichier".

Si l'une de ces options est utilisée, elle sera appliquée au(x) document(s) marqué(s), la fenêtre pop-up étant toujours visible.

Dans le cas où plusieurs documents sont marqués, tous les documents sélectionnés sont visibles dans le volet gauche de la fenêtre, et le document sur lequel l'opération doit être effectuée dans la fenêtre contextuelle est marqué en bleu, pour information de l'utilisateur, et la fenêtre par défaut apparaît comme suit.

Chaque document apparaît par défaut sur chaque ligne, avec son nom, tel qu'il est défini dans le fichier "nom", qui indique le nom du document, "collection", dans laquelle il est stocké, "créé", qui indique la date de création ou d'entrée et d'enregistrement dans l'application, "dernière modification", avec la date de la dernière modification du document et "actions", avec les icônes d'accès rapide. .

Dans la colonne "actions"Les raccourcis suivants sont disponibles pour les documents déjà téléchargés "propriétés", où vous pourrez visualiser et effectuer différentes opérations sur les propriétés de chaque document, "ouvert" , à partir de laquelle le document pourra être consulté. A travers l'icône "..."un menu plus complet s'affiche, avec des fonctions supplémentaires, telles que "...".ouvert", "propriétés" "Modifier", "Télécharger", "Tâches", et avec les sous-tâches > "Créer une tâche" et "Créer une tâche d'approbation", "Exporter", "Associer à un fichier", "Copier le lien du document" et "Envoyer à la corbeille".

Cliquez sur le nom du document dans le tableau de la liste des documents dans le menu ou sur l'icône de raccourci " ".OUVERTURE"ou à partir de l'option "Afficher la fenêtre contextuelle" de la fenêtre contextuelle, ou à partir de l'option "Afficher la fenêtre contextuelle" de la fenêtre contextuelle.VISITE" ou en utilisant le bouton "..."l'option de "OUVERTURE"   

Permet de charger par défaut l'aperçu du document dans ce format.

Ces icônes, qui apparaissent à gauche et à droite de la fenêtre, vous permettent de développer ou réduire les cadres latéraux affichés pour le document en cours de visualisation.

Sur le côté gauche, le cadre dans lequel la vignette de toutes les pages qui font partie de chaque document est affichée ou masquée. Ce cadre contient différentes options par le biais de différentes icônes. Lorsque vous passez le pointeur sur chacune des options mentionnées, l'étiquette descriptive correspondante apparaît.

En haut du cadre, il est possible d'afficher des vignettes des documents, ce qui est habituel pour les documents téléchargés dans Waidok ou les contours qu'ils contiennent.

Lorsque l'option vignettes est sélectionnée, une barre apparaît qui permet, en cliquant sur les signes - ou +, ou en faisant glisser le curseur rond sur la barre, de diminuer ou d'augmenter la taille des vignettes affichées.

Vous verrez ci-dessous toutes les vignettes de toutes les pages de chaque document, numérotées. Vous pouvez également faire pivoter les vignettes vers la gauche ou vers la droite.

Tant que l'affichage des vignettes est activé, la taille du cadre peut être modifiée en faisant glisser vers la gauche ou la droite la barre qui sépare la vignette des pages du document dans la partie principale de la fenêtre.

En bas du cadre, vous pouvez sélectionner des pages par leur nombre, parmi toutes les pages qui font partie du document, ou plusieurs pages, ce qui vous permet de les faire pivoter une fois qu'elles sont affichées.

Sur le côté gauche, s'il est utilisé, il affiche ou masque le cadre contenant la liste des documents affectés, qu'il s'agisse d'un ou de plusieurs documents, en marquant en bleu celui qui est prévisualisé et en affichant ses propriétés. Ce cadre contient les éléments suivants les icônes d'affichage à grille, répertoriée, et le "documents"En passant le pointeur sur chacune des options susmentionnées, l'étiquette descriptive correspondante apparaît. En passant le pointeur sur l'un des documents, qu'il soit sélectionné ou non, sur l'icône du type de document, l'étiquette avec l'extension du document est affichée, ainsi qu'une étiquette avec le nom complet du document.

Sur le côté droit, il permet de réduire ou d'élargir l'affichage ou non du cadre qui présente les différentes possibilités et données relatives au document visualisé. C'est la vue par défaut qui est observée lors de la visualisation d'un document.

Vous pouvez voir différentes données relatives au document dans la fenêtre d'affichage.

Dans la partie supérieure de la fenêtre, de gauche à droite, vous pouvez voir les données avec la lettre majuscule initiale de la collection dans laquelle le document est classé, dans ce cas "P". le nom complet de la collection, dans ce cas "Tests -----". et son étiquette correspondante lorsque l'on passe le pointeur sur le nom et indique ensuite si le document est classifié ou non. . La dernière icône à droite, doit être utilisée pour réduire cette fenêtre et cesser de l'afficher dans la vue du document.

La ligne d'icônes suivante, située à droite de la fenêtre, permet de télécharger le document dans le dossier par défaut du navigateur. ou en cliquant sur l'icône "..."un menu plus complet s'affiche, avec des fonctions supplémentaires, telles que "...".ouvert", "propriétés" "Modifier", "Télécharger", "Tâches", et avec les sous-tâches > "Créer une tâche" et "Créer une tâche d'approbation", "Exporter", "Associer à un fichier", "Copier le lien du document" et "Envoyer à la corbeille", qui était également disponible dans la fenêtre du menu principal.

L'option suivante permet de développer la vignette générée dans le document en cliquant sur l'icône et peuvent être superposées en cliquant sur la même icône.

La première option du ruban suivant est"Propriétés", qui permet d'afficher à la fois les propriétés de base du document, qui sont fixées dans l'application et dont certaines sont générées automatiquement par l'application, ainsi que celles appelées"propriétés étendues", qui peuvent être différentes et personnalisées pour chaque collection ou typologie de document.

Les propriétés de base affichent des données telles que le "Code", qui est une combinaison alphanumérique automatique générée par l'application et attribuée au document pour son identification univoque, qui avec l'icône de copie Le bouton "Rechercher" vous permet de le coller dans la fenêtre de recherche ou à tout autre endroit de l'environnement Windows. Il existe également le bouton "Propriétaire"qui est l'utilisateur qui sera le propriétaire du document au fur et à mesure de la définition des rôles et des profils de sécurité. "Création"reflète la date de création du document dans l'application, ainsi que "Modifié"avec la date de modification du document et "Modifié par"indique l'utilisateur qui a effectué les modifications. "Classement"indique le chemin total dans lequel le document est classé.

Les"propriétés étendues" sont particulières et configurables pour chaque environnement.

"Notes" permet d'ajouter des annotations au document en interne, sans le modifier, qui sont écrites dans la partie inférieure de la fenêtre, et en cliquant sur l'icône de la flèche, ces caractères sont envoyés et sauvegardés.

Larubrique "Logs" fournit la liste des utilisateurs et des opérations effectuées sur le document, ainsi que la date et l'heure de l'opération qui a affecté chaque document.

À partir de"Associé", vous pouvez afficher la liste des documents associés à celui que vous êtes en train de consulter. L'icône"Ajouter" permet d'afficher la fenêtre"Associer un document".

"Transactions" reflète la liste des transactions qui ont affecté le document.

ICONO dans le tableau avec la liste des documents dans le menu " ".Navigateur de documents"

Permet d'ouvrir l'affichage du document, avec les options décrites ci-dessus.

Affiche le cadre des propriétés du document.

IMPORTANT. Téléchargez le document dans le dossier par défaut du navigateur de l'utilisateur, avec le nom qu'il porte dans l'application, pour l'éditer et le télécharger par la suite. Il est IMPORTANT que le nom du fichier ou du document doit être conservé, afin que le système puisse l'identifier et le remplacer par la nouvelle version du document. 

Lorsque l'édition "éditer" est activée et que le document est téléchargé, une nouvelle icône est activée dans le menu "éditer".monter"Cela permet à l'utilisateur de sélectionner le document, qu'il ait été modifié ou non, mais toujours sans changer le nom sous lequel il a été téléchargé, à partir de l'endroit où l'utilisateur l'a enregistré.

Lorsque l'édition "éditer" est activée et que le document est téléchargé, une nouvelle icône est activée dans le menu "éditer".libération"Si le document ne doit pas être téléchargé à nouveau, il peut être laissé '...', '...', '...', '...', '...', '...' et '...'.fermé".Le document peut être modifié ou édité à tout moment. Si le document n'est pas validé, les propriétés ne peuvent pas être modifiées et le document ne peut pas être édité, car l'option disparaît du menu.

Permet de télécharger le document dans le dossier par défaut du navigateur de l'utilisateur, avec le nom qu'il porte dans l'application.

Il ouvre un menu déroulant avec deux options.

En cliquant sur cette option, une nouvelle fenêtre s'ouvre pour créer une tâche qui affectera ce document, qui peut être visualisé dans la section Menu Tâches.

En cliquant sur cette option, une nouvelle fenêtre s'ouvre pour créer une tâche d'approbation qui affectera ce document, qui peut être visualisé dans la section Menu Tâches.

  Permet d'associer le document à un fichier existant. L'option Menu Dossiers.

Il permettra à l'utilisateur de copier un lien qui renvoie directement à un document, afin de l'envoyer ou de le transmettre par n'importe quel moyen, de sorte qu'un utilisateur validé dans Waidok, dans le même environnement, puisse y accéder directement et effectuer les tâches permises.

Permet d'envoyer le document à la corbeille, après l'apparition d'une fenêtre d'avertissement pour confirmer ou annuler cette opération. Par la suite, l'utilisateur pourra effectuer les opérations permises par la fonction "Corbeille"déjà expliquée dans Tableau de bord. Cadre et barre de recherche

Il permettra à l'utilisateur de modifier les valeurs des propriétés étendues, de celles qui permettent leur modification et selon les caractéristiques préalablement définies pour chacune d'entre elles, indépendamment de la collection et des documents qu'elles affectent. De même, ces modifications ne seront possibles que si l'utilisateur dispose des permissions pour effectuer ces changements. Il est alors nécessaire de "sauver"pour conserver les modifications ou "annuler"s'ils ne veulent pas être validés.

Dans la partie centrale de la fenêtre, l'application affiche, grâce à un plug-in Acrobat intégré dans la solution, les vignettes et toutes les pages du document. Elle aura une dimension ou une autre à l'écran selon que l'une ou l'autre des options susmentionnées a été réduite ou non. En outre, d'autres icônes sont affichées pour permettre l'utilisation de fonctionnalités supplémentaires.

Les différentes icônes affichées permettent d'effectuer les opérations suivantes :

Manuel pour Document Viewer & Editor

Icônes "Notes" : 

Elles permettent à l'utilisateur d'activer ou de désactiver (icône de gauche) et donc de voir ou de ne pas voir (icône de droite) les annotations qui ont été faites sur le document original. En outre, cette icône ajoute la fonctionnalité permettant la recherche d'une chaîne de caractères, appelée"recherche de commentaires", dans les notes que l'application a localisées, dans chacune des pages. Le nouveau menu qui apparaît permet de"trier" par différentes options, de sélectionner ou non des commentaires multiples et de modifier en une seule fois, dans tous, certaines propriétés ou caractéristiques et également d'utiliser 3 types de filtres,"utilisateur","couleur" ou"type".

Icône "loupe" : permet de rechercher des chaînes de caractères présentes dans les données scannées à partir des documents par l'OCR de l'application ou déjà saisies à la source.

Icône "Panneau" : permet d'afficher ou non le panneau des vignettes ou des contours, selon l'option choisie. Il permet également d'effectuer un zoom avant ou arrière sur les vignettes du document.

Icône "Contrôles d'affichage" : affiche différentes options telles que"Transition de page", en continu ou page par page ;"Rotation",dans le sens des aiguilles d'une montre ou dans le sens inverse;"Mise en page", simple, double, couverture ou comparaison de pages; plein écran.

Icône"Pourcentage déroulant, + et -" : Permet de modifier la taille d'affichage des documents dans le visualiseur. Le mode "Ajuster à la largeur" ou "Ajuster à la page" peut être utilisé. Egalement une série de pourcentages prédéfinis, ou l'option "Sélection du zoom".

Icône "Pan" : permet de se déplacer dans les vignettes en cliquant sur chacune d'entre elles, ou sur les pages du document en appuyant continuellement sur le bouton gauche de la souris.

Icône "Sélectionner" : permet de sélectionner les chaînes de caractères détectées dans le document, soit par l'OCR de l'application, soit parce qu'elles proviennent de la source du document. Une fois les caractères sélectionnés dans l'une des pages du document, un sous-menu s'affiche pour permettre les opérations d'édition de base.

Icône "View" : Permet de rechercher des chaînes de caractères trouvées dans les données scannées à partir des documents par l'OCR de l'application ou déjà saisies à la source.

Icône "Annoter" : Des annotations peuvent être faites avec différents formats de chaînes de caractères trouvées dans les données scannées des documents par l'OCR de l'application ou déjà saisies à la source.

Icône "Formes": différentes formes et couleurs peuvent être insérées n'importe où dans le document et supprimées.

Icône"Insérer" : permet d'insérer différentes options, telles que le cachet, la signature, la pièce jointe, l'image ou l'appel, ainsi que les cachets par défaut dans le visualiseur. Elle permet également la suppression.

Icône "Remplir et signer" : permet d'insérer un tampon, du texte libre, une signature, une croix, une coche, un point, un calendrier, des options prédéfinies, d'annuler et de supprimer dans le document. Certaines de ces options ont des sous-menus ou des options ajoutées aux options principales.

 

Icône "Formulaires" : permet d'insérer un champ de signature, un champ de texte, un champ de case à cocher, un champ de bouton radio, un champ de liste, un champ de boîte combinée, ainsi que le bouton permettant d'appliquer les champs au document.

  

En bas à droite du tableau, vous pouvez sélectionner le nombre de lignes à afficher, entre 10, 15 et 25, et les flèches de navigation pour faire défiler les résultats.

"Créer un document à partir d'un modèle".

L'option "Créer un document à partir d'un modèle" vous permettra de générer des documents de manière automatisée en remplissant les données obligatoires des modèles déjà stockés dans Waidok. Une fois cliqué, une nouvelle fenêtre, appelée"Général", apparaîtra sur le côté droit de la fenêtre principale et présentera une série de données obligatoires, afin que le document soit généré correctement. Il faut spécifier la collection dans laquelle le document sera stocké, choisir le ou les modèles de la collection nécessaires à la création du document, ainsi que la smartinbox ou l'inbox nécessaire, qui affichera les propriétés ou les métadonnées correspondantes pour les compléter. Une fois que toutes les propriétés obligatoires ont été remplies, le bouton"Enregistrer" doit être utilisé pour enregistrer le modèle, et le document sera créé avec ces métadonnées. Si vous souhaitez supprimer les données des propriétés, vous pouvez utiliser l'option"Effacer".

Dans cette nouvelle fenêtre, l'aperçu du contenu du modèle s'affiche dans la partie gauche et centrale.