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TYPES DE FICHIERS

Dans le menu du panneau de contrôle, en accédant à l'icône"Types de fichiers", vous pouvez accéder à cette section, qui permettra aux utilisateurs de créer différents types de fichiers, avec une série de caractéristiques et de propriétés, qui seront compilées dans une liste, qui sera proposée lors de la création de fichiers et de l'association de documents. Dans cette section, de nouveaux types de fichiers et leurs caractéristiques peuvent être ajoutés à l'application avec les données nécessaires, la recherche et/ou l'affichage de la liste de toutes les propriétés actuelles, une série de champs (propriétés) ainsi que des options de tri et des actions à exécuter.

Avec"Ajouter", l'application affiche une nouvelle sous-fenêtre pour enregistrer une nouvelle collection, où des champs minimaux obligatoires doivent être remplis.

Dans la section"Données générales", vous devez introduire le"Nom" avec lequel vous voulez identifier le type de fichier et"Organisation", à partir duquel une liste des organisations établies dans les propriétés générales de l'environnement sera affichée.

Les onglets "Propriétés", "Classification", "Nom automatique" et "Sécurité" restent inactifs et flous dans cette fenêtre, car ils ne seront activés que lorsque le type de fichier sera enregistré. Une fois le type de fichier généré, pour le configurer et le compléter, l'utilisateur doit l'éditer etDans la colonne "Actions". à exécuter sur les données de cette ligne et de ce type de fichier. Avec l'option directe de l'accès rapide à "éditer" (affiche la fenêtre contenant les données relatives au type de fichier de cette ligne et à sa configuration.), vous accédez à la fenêtre qui vous permet de modifier les données contenues dans les onglets mentionnés ci-dessus.

RECOMMANDATION

Bien que vous puissiez enregistrer tous les"Types de fichiers" nécessaires en ne complétant que l'onglet"Données générales", il est recommandé de compléter les onglets restants, car ils sont nécessaires au bon fonctionnement du système de gestion des documents.

Avec l'option directe de l'accès rapide à "éditer" (affiche la fenêtre contenant les données relatives au type de fichier de cette ligne et à sa configuration.), vous accédez à la fenêtre qui vous permet de modifier les données générales de la collection ainsi que les onglets qui n'ont pas pu être configurés et qui sont maintenant actifs.

Propriétés. Ils sont ajoutés à la rubrique "Type de dossier"Les propriétés qui sont nécessaires et qui peuvent être sélectionnées en fonction de celles qui ont été enregistrées précédemment. Pour ce faire, une fois que vous avez accédé à la page "Propriétés"et en cliquant sur "ajouter" affichera une nouvelle sous-fenêtre de propriétés. Dans celle-ci, soit en cliquant sur la case à cocher elle-même, soit en cliquant sur l'icône ou sur l'icône L'option "Propriétés" développera ou réduira la liste des propriétés déjà établie, afin de pouvoir sélectionner toutes les propriétés d'intérêt pour cette collection. De même, il sera nécessaire de définir d'autres options, qui seront activées ou désactivées à l'aide du commutateur, telles que "-", "-", "-", "-", "-", "-", "-" et "-".Obligatoire" (l'obligation ou non de remplir le formulaire d'inscription.), "Modifiable" (la possibilité ou non de le modifier)y "Visible"(s'il sera visible ou non lors de l'affichage des propriétés d'un document). Dans cette partie des propriétés, il est également nécessaire de configurer à la fois la "commande"(il s'agit de l'endroit où le bien doit apparaître dans la collection triée), ainsi que la mention "zone"(zone où il doit être placé dans le document). Après avoir rempli le formulaire, comme d'habitude, sauvegardez ou annulez.

Une fois que vous avez cliqué sur"Enregistrer", vous pouvez voir dans le tableau de cet onglet la liste des propriétés générées. Dans ce cas, les données de"Nom","Obligatoire","Modifiable","Visible" et les possibilités d'accès direct dans"Actions" sont affichées, aussi bien celle de "Modifier" les différentes propriétés, ainsi que celle de l'objet. "Supprimer" chacune des propriétés. Toutes les propriétés auront les possibilités habituelles de tri des colonnes qui seront expliquées ci-dessous, car elles sont toujours communes aux fenêtres principales et secondaires.

Classification. Dans le "ClassementDans la rubrique "Collection", vous pouvez établir quel sera le format de classification des documents au sein des collections. Il est nécessaire de refléter de manière obligatoire le format de classement des documents dans les collections. Type. En outre, le niveau de classification souhaité doit être défini. Dans le cadre de la Type, vous pouvez choisir entre texte gratuit, un propriété La date de création, avec une série de formats prédéfinis, allant de la minute, l'heure, le jour, le jour de la semaine, la semaine, le mois, le trimestre ou l'année, ou le type de fichier, en pouvant choisir parmi tous ceux qui sont définis. Dans la boîte, soit en cliquant dans la boîte elle-même, soit en cliquant sur l'icône ou sur l'icône La liste des propriétés déjà configurées s'affichera ou se développera, afin que vous puissiez sélectionner celles qui vous intéressent, ou bien vous devrez sélectionner certaines des options de date déjà fournies dans le système. Après avoir terminé, comme toujours, sauvegardez ou annulez.

Une fois que vous avez cliquésur "Enregistrer", vous pouvez voir la liste des propriétés générées dans le tableau de cet onglet. Dans ce cas, les données de"Type","Valeur","Fonctions" et les possibilités d'accès direct dans"Actions" sont affichées. Toutes les propriétés auront les possibilités habituelles de tri des colonnes, qui seront expliquées ci-dessous, car elles sont toujours communes aux fenêtres principales et secondaires.

Nom automatique. Dans l'onglet"Nom automatique", il s'agit de l'option qui permet au système de donner un nom au fichier à créer et qui contiendra les documents correspondants, indépendamment des collections qui ont été définies pour chaque document à intégrer dans le système. et génère un nom sur la base des paramètres établis par l'utilisateur. Pour ce faire, la fonctionLe TType. Dans cette option, vous devez choisir entre les options "Texte", "Propriété", "Date de création", "Date de création", "Date de création" et "Date de création". (date de création du document dans le système, dans Waydok, c'est-à-dire lorsqu'il est incorporé dans l'application une fois validé) et "Type de fichier". Dans la boîte, soit en cliquant dans la boîte elle-même, soit en cliquant sur l'icône ou sur l'icône La liste des propriétés déjà configurées s'affichera ou se développera, afin que vous puissiez sélectionner celles qui vous intéressent, ou bien vous devrez sélectionner certaines des options de date déjà fournies dans le système. Après avoir terminé, comme toujours, sauvegardez ou annulez.

Avec la sous-option de type"Texte", l'utilisateur définit en texte libre la manière dont il souhaite que les documents soient nommés dans l'application lors de la génération du nom automatique, dans la case"Texte" reflétant la chaîne de caractères souhaitée.

La sous-option de type"Propriété" permet à l'utilisateur de définir la ou les propriétés (plusieurs peuvent être sélectionnées) qu'il souhaite ajouter lors de la création du nom automatique.

Avec la sous-option de type"Date de création" (date de création du document dans le système, dans Waydok, c'est-à-dire lorsqu'il est ajouté à l'application une fois validé), l'utilisateur définira s'il a besoin d'ajouter cette donnée, dans le format qui a été défini (minute, heure, jour, jour de la semaine, semaine, mois, trimestre ou année) lors de la génération du nom automatique.

Avec la sous-option de type"Type de fichier", l'utilisateur définira ces données, en utilisant la liste déroulante avec les types précédemment définis.

Une fois que vous avez cliquésur "Enregistrer", vous pouvez voir la liste des propriétés générées dans le tableau de cet onglet. Dans ce cas, les données de"Type","Valeur","Fonction" et les possibilités d'accès direct dans"Actions" sont affichées. Toutes les propriétés auront les possibilités habituelles de tri des colonnes, qui seront expliquées ci-dessous, car elles sont toujours communes aux fenêtres principales et secondaires.

Sécurité. Avec la sous-option de type"Sécurité". Vous pouvez attribuer à quel"groupe" ou"utilisateur" (les deux options ne sont pas possibles) le type de permissions qui leur sont accordées, "Permission par propriété", "Autorisation d'écriture" et"Autorisation d'exportation", afin de pouvoir effectuer ces opérations avec les fichiers.

Par défaut,"Groupes" apparaît toujours comme la première option, où il sera nécessaire de choisir l'un de ceux précédemment enregistrés dans l'application. Dans le cas des"Utilisateurs", il est nécessaire de sélectionner un utilisateur dans la liste de ceux qui ont été créés précédemment. Une fois l'utilisateur sélectionné, les autorisations appropriées seront attribuées, en utilisant les interrupteurs pour activer ou désactiver les actions qui seront permises au groupe concerné.

Une fois que vous avez sélectionné un groupe ou un utilisateur, vous devez déterminer les autorisations qui leur sont accordées. Les permissions qui leur sont accordées sont les suivantes, "Permission par propriété","Autorisation d'écriture" et"Autorisation d'exportation", afin de pouvoir effectuer ces opérations sur les documents des collections. Pour ce faire, il est possible d'activer ou de désactiver ces types de permissions à l'aide de l'icône du commutateur.

La fonction L'option "Permission par propriété" vous permet de définir la propriété à laquelle vous souhaitez accorder une permission, en combinaison avec la fonction "égal" ou "différent", lorsque vous définissez ensuite une "valeur" dans la case correspondante. 

 

Une fois que vous avez cliquésur "Enregistrer", vous pouvez voir la liste des propriétés générées dans le tableau de cet onglet. En fonction du filtre utilisé en sélectionnant"Tous" (inclut les groupes et les utilisateurs),"groupes","utilisateurs","lecture" (groupes ou utilisateurs avec ce type de permissions) et"Lecture et écriture" (groupes et utilisateurs avec les deux types de permissions). Dans ce cas, les données relatives au"Type", au"Nom", à la"Propriété", aux"Permissions" et aux possibilités d'accès direct sous"Actions" sont affichées. Toutes les propriétés disposent des possibilités habituelles de tri des colonnes, qui seront expliquées ci-dessous, car elles sont toujours communes aux fenêtres principales et secondaires. En outre, la possibilité de"Recherche" est ajoutée ici, afin de localiser le(s) groupe(s) et/ou l'(les) utilisateur(s), qui contiennent les caractères indiqués, toujours au moins deux (par ex. ad ) sont nécessaires.

Dans toutes les fenêtres et sous-fenêtres, après avoir complété les données minimales ou correspondantes, procédez à"enregistrer", si vous souhaitez poursuivre l'enregistrement d'un nouveau bien ou de sa configuration, ou à"annuler", si vous ne souhaitez pas enregistrer.

Une fois les étapes ci-dessus terminées, l'application affiche la liste de tous les biens enregistrés dans l'application.

En utilisant l'option"Recherche", nous pouvons localiser et afficher dans le tableau, les propriétés qui contiennent dans le"nom" cette chaîne de caractères.

Comme dans le reste des options de tri de l'application, l'affichage d'un tableau contenant la liste des propriétés des dossiers fera apparaître différentes colonnes, telles que "...", "...", "...", "...", "...", "...", "..." et "...".Nom", "Nom Automatique", "Organisation", "Dernière modification" (date), "Date de création".y "Actions"qui contient les options directes des raccourcis "éditer" (affiche la fenêtre contenant les données de propriété de cette ligne et ses paramètres) et "supprimer". .

Le tableau contenant la liste des propriétés des dossiers permet de visualiser et de trier les différentes propriétés présentées et mentionnées ci-dessus. Les résultats peuvent être visualisés de différentes manières en utilisant les différentes options de tri et de visualisation dans chacune des propriétés.

L'utilisateur peut trier par ordre croissant ou décroissant :

 Vous pouvez en fixer autant que nécessaire à droite ou à gauche,

utiliser des filtres préconfigurés ou en ajouter de nouveaux, sur la base des colonnes prédéfinies dans l'application,

et de masquer ou de gérer les colonnes à afficher.

Ces paramètres ne restent pas enregistrés et ne sont applicables que tant que l'utilisateur se trouve dans la fenêtre affichant la liste des tâches.

Avec l'option directe de l'accès rapide à "éditer" (affiche la fenêtre contenant les données de propriété de cette ligne et ses paramètres), vous accédez à la fenêtre qui permet de modifier toutes les données et paramètres de la collection.

Accès direct "supprimer" supprime la propriété de l'application, en affichant un message de confirmation ou de refus avant que l'action n'ait lieu.

Dans la partie inférieure droite du tableau, le nombre total de résultats obtenus est indiqué, soit sans appliquer aucun type de recherche ou de filtrage, soit en appliquant l'une des options possibles.